Onboarding : l’intégration d’un collaborateur crée de la valeur dans le processus recrutement
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Onboarding : l’intégration d’un collaborateur crée de la valeur dans le processus recrutement

Vous vous demandez sans doute en quoi l’Onboarding, ou l’intégration d’un collaborateur, peut vous faire marquer des points sur la notoriété ou la réputation de l’entreprise ?  Il est possible d’apporter de la valeur au processus de recrutement et d’intégration, afin qu’il engendre les conditions d’une véritable « expérience collaborateur ».

Les attentes des candidats les plus jeunes, mais aussi les mutations technologiques obligent les entreprises à revoir leur stratégie de recrutement et en particulier leurs processus d’accueil et d’intégration des nouveaux collaborateurs. C’est pourquoi, l’onboarding ou l’intégration d’un collaborateur, bien pris en compte, est source de valeur dans le processus de recrutement.

L’Onboarding une étape clé dans le processus de recrutement.

L’on constate en effet que tout départ prématuré d’un nouveau salarié, s’il surprend, engendre néanmoins des conséquences à la fois chronophages et couteuses. Il faut relancer une campagne de recrutement, et l’organisation des équipes – vacance de poste pour une période supplémentaire – et de la production des biens et des services peuvent être impactées.

Si l’Onboarding désigne dans l’univers technologique un « processus de guidage et d’accompagnement d’un utilisateur venant de télécharger une application mobile sur son Smartphone », ce terme, né sous l’influence digitale est aujourd’hui emprunté par les RH pour soutenir le fait que l’intégration ne se limite pas à l’accueil le premier jour d’arrivée du nouveau collaborateur.

Procéder à un processus d’intégration clairement défini est essentiel pour la fidélisation, la performance et l’autonomie des collaborateurs.

La qualité de l’intégration aura de toute façon une incidence positive sur la réputation en tant qu’employeur. En effet, avec l’avènement du digital, il faut tenir compte du fait que vos salariés peuvent être tentés de publier anonymement leur opinion individuelle sur l’entreprise, grâce à des sites comme Glassdoor ou Greatplace to work. L’on mesure que la maîtrise de l’identité numérique liée à sa e-réputation est complexe, d’où la nécessité de bien maîtriser ses processus RH, entre autres, celui de l’intégration des nouveaux collaborateurs, et de l’envisager comme créatrice de valeur.

Lorsque que l’on procède à un processus d’intégration, de quoi parle-t-on ?

L’Onboarding est la phase d’intégration au cours de laquelle le candidat devient un collaborateur, elle ne se limite pas seulement à l’accueil le jour J et peut être décomposée en 3 étapes :

  1. La pré-Intégration
  2. L’intégration
  3. Le suivi de l’intégration

Les étapes clés d’un Onboarding réussi :

La pré-intégration : de la proposition d’embauche au premier jour au sein de l’entreprise

Il s’agit d’une phase cruciale car elle permet de poser les bases de la relation avec le nouveau collaborateur et d’organiser son accueil de manière réfléchie et qualitative. Sachez qu’elle commence à la minute où le candidat accepte la proposition d’embauche.

Il convient de :

  • Donner au futur collaborateur le sentiment d’être attendu en créant un lien avec lui, avant son arrivée effective.
  • Préparer l’accueil et la prise de poste : rassembler les documents administratifs liés à l’embauche dans un dossier, préparer le matériel et les accès informatiques, informer les équipes.
  • Définir les étapes de l’intégration : préparer un parcours individualisé pour organiser les rencontres avec les principaux interlocuteurs mobilisés.

Les outils et méthodes que vous pouvez mobiliser lors de cette étape sont :

  • Un livret d’intégration / « Welcome kit »
  • Un planning du parcours d’intégration avec les interlocuteurs et l’objectif de la rencontre
  • Le choix d’un tuteur attitré qui pilotera le collaborateur les 6 premiers mois de son intégration ou durant son éventuelle période d’essai.

L’intégration : du jour 1 au 30ème jour

L’accueil est la première impression que votre collaborateur aura de l’entreprise. Il est de ce fait primordial que son manager soit présent.

  • Informer et communiquer : l’objectif est de communiquer à l’ensemble des autres collaborateurs de son arrivée et d’organiser la rencontre avec son équipe, notamment avec les personnes clés concernées par sa prise de poste
  • Faciliter et fluidifier la prise de poste : l’enjeu est de permettre au collaborateur de se sentir impliqué dès son arrivée pour assurer son bien-être et sa monter en compétences.

Lors de cette étape vous pouvez :

  • Organiser un petit déjeuner ou un déjeuner le premier jour, voire un afterwork convivial,
  • Transmette le planning d’intégration individualisé défini,  
  • Fixer des premiers objectifs liés à l’intégration pour assurer son suivi.

Le suivi de l’intégration : fin des 3 premiers mois

Le suivi permet d’accompagner le collaborateur dans la prise en main de son poste pour assurer son autonomie et sa monter en compétences.

  • Mise en place de rituels et de suivi hebdomadaire : donner des feedbacks réguliers permet au collaborateur de se sentir écouté et rassuré, cela permet également de régler les difficultés et de définir les priorités le cas échéant,
  • Fixer et suivre des objectifs fixés : pour donner de la visibilité au nouvel embauché sur les attendus.

Avant la fin de la période d’essai, vous pouvez proposer à votre collaborateur de remplir un rapport d’étonnement afin d’avoir un retour franc et honnête sur ses premières impressions sur son intégration et le fonctionnement de l’entreprise.

En conclusion, le cabinet Hub4health vous accompagne dans la mise en route de votre processus d’Onboarding, à travers un état des lieux de vos pratiques en la matière pour définir les axes de développement et construire un plan d’action opérationnel pour sa mise en œuvre. 

Pour cela, contactez :  Élodie Jacquier e.jacquier@hub4health.fr  07.86.23.96.92

Dans le prochain article, nous vous parlerons de l’Offboarding qui est la phase de sortie du collaborateur. Si elle est souvent très mal perçue, il est pourtant essentiel de la concevoir également dans une vision « d’expérience collaborateur » qui apporte de la valeur au processus RH. En effet, la façon dont l’entreprise accompagne la sortie de ses collaborateurs peut impacter son image, sa réputation et la perception des collaborateurs en interne.

Tout comme l’Onboarding, l’Offboarding est un dispositif au service de votre marque employeur.

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