Adaptation des processus de travail en période de confinement
Processus de travail en période de confinement by Hub4Health

Adaptation des processus de travail en période de confinement

Comment télétravailler en toute sécurité, tout en prenant soin de soi ?

Vaste sujet que celui de l’adaptation des processus de travail en période de confinement, que chaque entreprise va choisir d’aborder sur des registres variés : élaboration d’une véritable charte, expression de bonnes pratiques, production d’un schéma ou d’une vidéo humoristique.

Hub4Health a choisi un mixte entre tout cela, histoire de ne pas laisser ses collaborateurs livrés à eux-mêmes durant le confinement de ces mois de mars et avril 2020.

L’important était de regrouper quelques conseils afin d’organiser une meilleure communication à distance au sein des équipes, de protéger nos usages numériques et notre sécurité informatique, et enfin de prendre soin de soi sur les plans physique et intellectuel.

Organiser la communication à distance entre collègues

  • Utiliser des outils de gestion de tâches permet une organisation efficiente et de coordonner les tâches et les échéances au sein des équipes.
  • Privilégier un outil de messagerie rapide pour échanger rapidement des informations essentielles, sans encombrer sa messagerie mail, mais également pour prendre des nouvelles de chacun plus régulièrement.

💡 Pensez cependant à vérifier les normes de sécurité de l’outil et à effectuer des mises à jour régulières .

  • Organiser une récurrence de réunions par équipe pour faire le point sur les sujets en cours et redonner les orientations, mais également pour maintenir un lien interpersonnel et opérationnel.

💡 Pensez à ne pas enchaîner réunion sur réunion téléphoniques ou par visio.

Protéger vos pratiques numériques et votre sécurité informatique

  • Assurer la qualité de votre réseau en pensant à télécharger les fichiers lourds en heures creuses ou en désactivant les technologies non utilisées comme Bluetooth, etc.

💡Pensez à utiliser un câble Ethernet depuis votre Box ou à utiliser le partage de connexion de votre mobile.

  • Sécuriser vos connexions en évitant d’utiliser le wifi public, non sécurisé, ou les messageries des réseaux sociaux pour communiquer entre collaborateurs.

💡Pensez à télécharger un VPN et un anti-virus et les maintenir à jour.

  • Protéger son ordinateur

Protection physique en ne laissant pas votre ordinateur sans surveillance, notamment en présence d’enfants et en le verrouillant en cas d’absence. Installez un cache-camera, désactivez micro et camera lors du lancement d’une visio-conférence pour garder le contrôle de votre PC.

Protection numérique en n’installant que les logiciels nécessaires professionnellement.

💡Pensez à effectuer des mises à jour logicielles préconisées et des sauvegardes régulièrement.

  • Être vigilant aux cyber-risques particulièrement vis-à-vis d’injonctions frauduleuses (par exemple fausses commandes ou demandes de modifications de virements bancaires).

💡 Pensez à ne pas saisir de données personnelles sur un site non sécurisé.

Comment être attentif au phishing ?

  • Ne pas cliquer sur les pièces jointes avec ces extensions : .pif / .bat / .exe / .com / .lnk
  • Vérifier le lien dans un mail si ce dernier demande de s’identifier
  • Ne pas ouvrir de mails lorsque l’expéditeur est inconnu ou si le mail semble suspect

💡Pensez à vérifier les expéditeurs en cas de doute : vérifiez sur internet ou appelez la personne.

Prendre soin de soi sur les plans physique et intellectuels

  • Délimiter les contours de son poste de travail et préserver la qualité de sa vie privée, en organisant un espace de travail à caractère professionnel séparé de votre espace domestique.

💡 Déterminez des horaires précis pour le temps de travail et communiquez-les par mail à vos correspondants.

  • Aménager des pauses régulières durant les périodes passées assis devant les écrans, en réunion téléphonique ou en visio-conférence. Ces pauses sont nécessaires pour éviter la sédentarité ou des tension musculaires.

💡 Pensez à ménager votre capital visuel et auditif en vous déconnectant toutes les 30 minutes.

  • Participer à des formations et flécher des revues de presse pertinentes. Il existe des formations par MOOC’s bien adaptées pour affiner vos savoirs et compétences. Effectuer des veilles informatives sur des sujets pertinents et lire les articles et les rapports identifiés.

💡Pensez à les partager ou les proposer à vos collègues.  

Guide de quelques bonnes pratiques pour télétravailler plus sereinement.
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